FAQ - Häufig gestellte Fragen zum Thema E-invoicing

1. Sind alle Rechnungen gleich zu behandeln?

Ja - Egal, ob elektronisch oder in Papierform, es gelten die gleichen Anforderungen: Die Rechnungen müssen die mehrwertsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen. Ganz besonders die Gewährleistung der Kriterien Authentizität, Integrität und Lesbarkeit. Für den Empfang elektronischer Rechnungen muss ausserdem Einvernehmen zwischen Rechnungsersteller und -empfänger über den elektronischen Empfangsweg bestehen.
Dies wird über die kostenfreie Registrierung bei der Neopost AG gewährleistet.

2. Sind elektronische Rechnungen technologieneutral?

Ja - da eine elektronische Rechnung einer gedruckten gleichgestellt ist, sind Aussteller in ihrer Entscheidung frei auf welche Art und Weise sie versandt wird.
Aus diesem Grund bietet Neopost neben dem elektronischen Postversand auch den traditionellen Postversand weiterhin an.

3. Wie können Echtheit und Unversehrtheit gewährleistet werden?

Über ein Kontrollverfahren innerhalb des Betriebs muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Ausserdem muss die korrekte Übermittlung der Rechnung vom Betrieb überwacht werden.
Neopost bietet den Versand der elektronischen Rechnung mit qualifizierter Signatur an. Diese gewährleistet die Rechtssicherheit für Sender und Empfänger.

4. Was gewährleistet die elektronische Signatur?

Sie gewährleistet per se Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung. Bei der elektronischen Signatur muss der Empfänger ihre Echtheit kontrollieren und das Ergebnis festhalten.
Als registrierter Teilnehmer übernimmt Neopost die Erstellung von Zertifikat und Prüfprotokoll kostenfrei für Sie.

5. Wann gilt eine elektronische Rechnung als lesbar?

Lesbar ist eine Rechnung dann, wenn die Pflichtangaben zur Mehrwertsteuer für das menschliche Auge durch den Einsatz eines Betrachtungsprogramms ersichtlich sind.
Dies ist durch die Zustellung z.B. bei PDF-Formaten sichergestellt.

6. Wie werden die üblichen Pflichtangaben einer Rechnung überprüft?

Name, Adresse und MWST-Nummer des Lieferanten sowie Name und Adresse des Empfängers müssen genauso angegeben sein wie das Ausstelldatum, sowie die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände bzw. die Art der Leistung, der Preis (Entgelt) und der angewandte Mehrwertsteuerbetrag.
Neopost überprüft automatisch diese Pflichtangaben.

7. Wie lange müssen elektronische Rechnung aufbewahrt werden?

Mehrwertsteuerrechtlich gilt eine Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren für Rechnungen. Dabei dürfen sie nicht verändert, gelöscht oder vernichtet werden.
Hierzu bietet Neopost eine Langzeitarchivierung für alle Dokumente an.

8. Wie können Papierrechnungen digitalisiert werden?

Unter bestimmten Voraussetzungen können Papierrechnungen eingescannt werden. Die Originale können danach vernichtet werden, wenn sie nicht nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind.
Für die Digitalisierung bietet Neopost den Service Scan2Inbox an.

9. Wie können die Rechnungsvorgänge nachvollziehbar gemacht werden?

Bei elektronischen Rechnungen gilt die Dokumentationspflicht - und zwar für alle Geschäftsabläufe. Von dem Vorgang der Rechnungsstellung beim Versender über den Zustellungsweg bis zur Rechnungsprüfung beim Empfänger. Die Dokumentation muss über den gesamten vorgeschriebenen Zeitraum hinweg aufbewahrt werden.
Neopost bietet neben der qualifizierten Signatur, der kostenfreien Erstellung von Zertifikat und Prüfprotokoll, verschiedene Archivierungslösungen an.

10. Unterliegen elektronische Rechnungen dem Recht auf Datenzugriff?

Ja - Bei Kontrollen zur Mehrwertsteuer können Prüfer einen Zugriff auf elektronisch gespeicherte Daten und Dokumente fordern. Dieser Zugriff muss unverzüglich bzw. in angemessener Zeit zur Verfügung stehen.
Über die Neopost Langzeitarchivierung können diese Anforderungen sicher gestellt werden.